Agendapunt: vaststelling van de agenda

Op de agenda kan een apart agendapunt staan, namelijk 'Vaststelling agenda'. Dit agendapunt vinden we meestal als een van de eerste agendapunten, vaak direct na de opening. De vaststelling van de agenda kan ook gecombineerd worden met de opening, het agendapunt heet dan 'Opening en vaststelling agenda'.

Waarom Vaststelling agenda?

Het doel van het vaststellen van de agenda is om iedereen aan het begin van de vergadering de gelegenheid te bieden om de agenda nog aan te passen. Denk aan het toevoegen van nieuwe agendapunten en het wijzigen van de volgorde waarin de onderwerpen worden besproken.

Door het toevoegen van het agendapunt 'Vaststelling agenda' bouwt de voorzitter een stuk flexibiliteit in. Feitelijk kunnen de vergaderdeelnemers zo zelf (democratisch) besluiten welke onderwerpen zij willen bespreken. Ook is dit een goede oplossing wanneer bij het opstellen van de conceptagenda de te bespreken onderwerpen nog niet definitief bekend zijn.

Formeel gezien is het vaststellen van de vergaderagenda een besluit dat de vergadering neemt. (Dit besluit neemt men overigens niet op in de besluitenlijst.) Hiermee committeren de deelnemers zich ook aan de vergaderagenda en zijn zij ervoor medeverantwoordelijk dat de onderwerpen binnen de gestelde tijd worden behandeld.

Verwerking in de notulen

Bij samenvattende verslagen geldt:

Wanneer er geen wijziging is in de conceptagenda, en de agendapunten worden in de voorgenomen volgorde besproken, dan vermeld je in de notulen bij dit agendapunt:

Wanneer er wel een wijziging is in de te bespreken onderwerpen en/of de volgorde hiervan, dan zijn er twee mogelijkheden die kunnen optreden. Als notulist moet je tijdens de vergadering goed opletten welke mogelijkheid van toepassing is om de notulen correct te kunnen opstellen.

Mogelijkheid 1: wijziging agenda
De vergadering neemt het besluit om de agenda te wijzigen. Dit kan doordat er één of meerdere van de volgende gebeurtenissen optreden:

• Er wordt een nieuw agendapunt toegevoegd.
• Een agendapunt van de conceptagenda komt te vervallen.
• De volgorde van de agendapunten wijzigt.

In de notulen vermeld je bij 'vaststelling agenda' dat de agenda gewijzigd is. Vervolgens geef je de volledige gewijzigde agenda in de tekst van de notulen weer.

In het onderstaande voorbeeld wordt besloten om Begroting voorafgaand aan Beleidsplan te bespreken. Ook wordt een nieuw agendapunt toegevoegd, namelijk 'Subsidieaanvraag'.

De notulist vermeldt bij agendapunt 2 in het verslag:

In de notulen houd je de nummering van de nieuw vastgestelde agenda aan.

Mogelijkheid 2: geen wijziging agenda
De vergadering kan besluiten om de agendapunten van de conceptagenda in een andere volgorde te bespreken. Een oorzaak hiervan kan zijn:

• Een deelnemer moet de vergadering eerder verlaten maar wil toch bij de bespreking van een bepaald agendapunt aanwezig zijn.
• Het is logischer om de agendapunten in een andere volgorde te bespreken, bijvoorbeeld wanneer het verloop van een discussie bij een bepaald agendapunt afhankelijk is van de uitkomst van de discussie bij een later agendapunt.

In het onderstaande voorbeeld wordt aan het begin van de vergadering geconstateerd dat besluitvorming over het beleidsplan (agendapunt 4) alleen goed mogelijk is nadat de begroting is besproken (agendapunt 5).

Men besluit om eerst agendapunt 5 te behandelen en daarna agendapunt 4.

Feitelijk wordt de agenda niet gewijzigd(!), want alleen de volgorde waarin de agendapunten worden besproken verandert. De notulist vermeldt dus dat de agenda ongewijzigd is vastgesteld.

In de notulen wordt de volgorde van de agendapunten aangehouden. Wel maakt de notulist met een kanttekening duidelijk wat de volgorde van bespreken is geweest.

In dit voorbeeld ziet het verslag er dan zo uit: