Op de meeste vergaderagenda's vind je als eerste agendapunt de Opening. De Opening is in formele zin van groot belang want de Opening geeft aan op welk moment de vergadering precies is begonnen.
De in een vergadering genomen besluiten en gemaakte afspraken hebben een bepaalde (juridische) status. Ze hebben een bepaalde rechtsgeldigheid.
Daarom is het belangrijk om de vergadering duidelijk af te bakenen met een begin en een einde. In de notulen moet worden aangegeven wanneer de vergadering is begonnen en ook wanneer de vergadering weer is gesloten. Ook schorsingen moeten in de notulen precies worden vermeld. Door deze afbakening wordt duidelijk gemaakt dat de in de notulen opgenomen afspraken en besluiten geldig zijn (en dus ook dat de afspraken en besluiten van voor/na de vergadering niet rechtsgeldig zijn).
Bij het agendapunt Opening vermeldt de notulist:
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering om 10.00 uur en heet de
aanwezigen welkom.
Het is altijd de voorzitter die de vergadering opent en de voorzitter wordt in notulen altijd met 'de voorzitter' aangeduid.
Geef bij de Opening nooit meer tekst dan hier is weergegeven. Zaken als berichten van verhindering horen bij het agendapunt Mededelingen!
Leer in korte tijd de basisbeginselen van het notuleren
Nu beschikbaar: cursus Notuleren Basis als zelfstudie! Direct starten en leren in je eigen tempo.
Nu de complete cursus voor € 199,- excl btw.
Bij de opstelling van de vergaderagenda kan de Opening worden gecombineerd met andere agendapunten, bijvoorbeeld 'Opening en mededelingen' of 'Opening en vaststelling agenda'.
Wanneer de Opening wordt gecombineerd met de mededelingen of vaststelling van de agenda (in één agendapunt) dan bestaat er een vaste volgorde van informatie in de notulen.
In dit geval vermeldt de notulist altijd eerst de standaardzin "De voorzitter opent de vergadering..." en pas daarna de overige informatie zoals mededelingen of de vaststelling van de agenda.
Het notuleren van de Opening komt ook aan de orde in de Cursus Notuleren Basis.
Informatie: Cursus Notuleren Basis