Voorzitter notuleert zelf?

Een notulist had deze vraag voor de vraagbaak:

Het komt vrij vaak voor dat een van de deelnemers (of zelfs de voorzitter) ook de taak van het notuleren er bij neemt. Ideaal is het niet, want je moet je aandacht verdelen. Meestal lijdt een van de taken er onder: de inbreng van de deelnemer in de vergadering en/of de goede verslaglegging.
Het notuleren is een taak die men niet moet onderschatten. Wil je het goed doen dan heb je de volledige aandacht hiervoor nodig. Ideaal is dus een aparte notulist die geen andere taken heeft bij de vergadering. Maar niet altijd is dit mogelijk (budget).

Wanneer een van de deelnemers of zelfs de voorzitter de notulen maakt, dan zal de objectiviteit bijzondere aandacht moeten hebben. Gelukkig zijn notulen pas rechtsgeldig wanneer deze door de deelnemers (in een volgende vergadering) zijn goedgekeurd. Dat is dus meteen een goed controlemoment!