Notulist aanwijzen?

Een notulist had deze vraag voor de vraagbaak:

Iedere vergadering behoort eigenlijk een voorzitter en een secretaris te hebben.
De belangrijkste taak van de voorzitter is om de vergadering in goede banen te leiden.
De taak van de secretaris is om de vergadering te organiseren, de deelnemers uit te nodigen, de agenda voor te bereiden, stukken rond te sturen etc. En de secretaris is ook verantwoordelijk voor de verslaglegging, dus het notuleren van de vergadering. De secretaris kan dit zelf doen, maar kan deze taak ook delegeren bijvoorbeeld aan een secretaresse of aan een van de deelnemers (of heel iemand anders..).
Veel organisaties hebben bij een vergadering wel de voorzitter benoemd, maar niet de secretaris. In dat geval vallen alle taken van de secretaris toe aan de voorzitter. De voorzitter kan deze taken vervolgens weer delegeren en bijvoorbeeld een notulist aanwijzen.
Bij het aanwijzen van de notulist moet rekening worden gehouden met een aantal zaken. De notulist moet natuurlijk over de benodigde kennis en vaardigheden beschikken en ook inderdaad bereid zijn om de vergadering te notuleren. Ook moet bij de keuze rekening worden gehouden met de wensen van de deelnemers; alle deelnemers moeten voldoende vertrouwen hebben in de kunde en onpartijdigheid van de notulist. Zonder dit vertrouwen kan het namelijk uiteindelijk vrij moeilijk worden om t.z.t. de conceptnotulen goed te keuren.
Conclusie: de notulist kan dus worden aangewezen door de secretaris of voorzitter van de vergadering, maar de keuze moet worden gedragen door de hele vergadergroep.