Besluiten horen op de besluitenlijst en actiepunten horen op de actiepuntenlijst.
Dat lijkt een eenvoudige en goed uitvoerbare richtlijn voor de notulist.
Maar: mag je deze richtlijn zo in alle gevallen toepassen?
In veel vergaderingen worden besluiten genomen en taken verdeeld. De notulist houdt de gemaakte afspraken bij zodat later kan worden teruggekeken en kan worden gecontroleerd.
Wat hebben we afgesproken? En heeft iedereen zijn taken uitgevoerd?
Vergelijk eens deze twee besluiten:
- De MT-vergadering besluit om een medewerker te ontslaan.
- De MT-vergadering besluit om deze vergadering echt op tijd te stoppen.
Een triviaal besluit is een volkomen logisch besluit dat inherent is aan het vergaderen.
Denk aan het besluit om de vergadering te starten, het besluit om na agendapunt 3 verder te gaan met agendapunt 4, het besluit om de voorzitter de vergadering te laten voorzitten of het besluit om notulen te maken van de vergadering.
Er zijn ook triviale actiepunten, meestal zijn dit actiepunten die bij de normale taakuitvoering van die persoon horen.
Denk aan de actie van de notulist om de notulen uit te werken en rond te sturen, de actie van de secretaris om een vergaderagenda op te stellen, de actie om een vergaderzaal te reserveren.
Leer in korte tijd de basisbeginselen van het notuleren
Nu beschikbaar: cursus Notuleren Basis als zelfstudie! Direct starten en leren in je eigen tempo.
Nu de complete cursus voor € 199,- excl btw.
Om de besluitenlijst en de actiepuntenlijst overzichtelijk te houden moet de notulist keuzes maken. Triviale besluiten en actiepunten worden niet opgenomen.
Let op: er zijn meer (belangrijke) besluiten die NIET op de besluitenlijst vermeld mogen worden!
Weet jij welke dit zijn?
In de Cursus Notuleren Basis komen alle grondbeginselen van het notuleren aan de orde. Daarbij hoort ook het opstellen van een correcte actiepuntenlijst en besluitenlijst.
Informatie: Cursus Notuleren Basis