Nader bekeken: Sjablonen voor Notulen in Word 2010
Binnen Microsoft Word is een groot aantal sjablonen voor de meest uiteenlopende doelen beschikbaar.
Ook voor het maken van notulen zijn er sjablonen beschikbaar.
In Word 2010 vind je de sjablonen voor notulen via Bestand -> Nieuw. Klik dan op de optie Notulen (zie afbeelding).
Nu verschijnen er enkele keuzemogelijkheden, in ons geval zijn dit zes verschillende notuleersjablonen. Ze zijn allen afkomstig van Microsoft's website Office.com.
De zes beschikbare sjablonen zijn:
- Notulen van informele vergadering
- Notulen (1)
- Notulen (2)
- Notulen voor vergadering van organisatie (kort)
- Notulen van formele vergadering
- Notulen voor vergadering van organisatie (lang)
Je maakt een nieuw document aan door op de sjabloon van je keuze te dubbelklikken.
Geen van deze sjablonen zijn aanpasbaar en enkel de sjablonen 'Notulen van formele vergadering' en 'Notulen voor vergadering van organisatie (lang)' lijken in de praktijk bruikbaar.
We hebben alle sjablonen één voor één bekeken. Hieronder de bevindingen:
Sjabloon: Notulen van informele vergadering
Deze sjabloon gebruikt een tabel voor het maken van notulen. Op diverse plaatsen zijn bladwijzers gebruikt om aan te geven op welke plaats bepaalde gegevens moeten worden ingevuld.
Op het eerste gezicht oogt de sjabloon overzichtelijk. Voor elk agendapunt is een apart gedeelte van de tabel beschikbaar met ruimte voor zaken als discussie, conclusies en actiepunten.
De sjabloon heeft enkele duidelijke tekortkomingen:
- Er is ruimte om de aanwezigen te vermelden, maar geen ruimte om de afwezigen te vermelden.
- Onduidelijk is wat bedoeld wordt met kopjes als 'leesmateriaal', 'bronnen' of 'mee te nemen'.
- Bij de agendapunten is er ruimte voor het invullen van de conclusies en actiepunten, maar een ruimte voor het vermelden van de besluiten ontbreekt.
- Er is geen ruimte voor het vermelden van de opening en de sluiting.
- Gewoonlijk kan men met F11 door alle invulvelden bladeren. In deze sjabloon kan men met F11 slechts door de eerste drie invulvelden bladeren, daarna werkt de F11-toets niet meer.
- De sjabloon gebruikt per pagina een aparte tabel en handmatige pagina-eindes. Wanneer de notulist de lege tabel gaat vullen verloopt de pagina-afbreking merkwaardig, veelal ontstaan nagenoeg geheel lege pagina's in het document.
Conclusie: de sjabloon sluit inhoudelijk niet erg goed aan op de Nederlandse situatie. Ruimte om essentiële informatie te vermelden ontbreekt. Veel mensen vinden het niet prettig om tabellen te gebruiken voor tekstverwerking. Mensen die gewend zijn om met F11 door de velden te bladeren zullen zich storen aan het gebrekkige functioneren van deze sjabloon.
Sjabloon: Notulen (1)
Ook deze sjabloon gebruikt een tabel voor het maken van notulen, ditmaal komen de notulen echter in één tabel.
En ook hier wordt weer met invulvelden gewerkt. Gelukkig kan men hier met F11 wél alle velden langsgaan.
Wat betreft opzet en indeling deels dezelfde tekortkomingen:
- Geen ruimte om de afwezigen te vermelden.
- Ruimte voor het vermelden van de besluiten ontbreekt.
- Geen ruimte voor het vermelden van de opening en de sluiting.
Conclusie: deze sjabloon sluit iets beter aan bij de Nederlandse situatie. Ook het gebruik van F11 werkt hier zoals verwacht. Met wat handmatige aanpassingen kan deze sjabloon goed bruikbaar worden gemaakt.
Nadeel blijft wel dat alle tekst in een tabel staat, waardoor deze sjabloon voor veel mensen moeilijk te hanteren is.
Sjabloon: Notulen (2)
Ook deze sjabloon heeft de naam 'Notulen' gekregen. Kenmerkend aan deze sjabloon is het gebruik van (de blauwe) kleur. In de koptekst is het woord 'minutes' (= Engels voor 'notulen') opgenomen.
Het document bestaat uit één tabel. De invulvelden werken niet met F11. Het is onduidelijk welke bedoeling de maker heeft gehad met de invulvelden, op welke wijze deze te gebruiken.
Net als de voorgaande sjablonen een aantal tekortkomingen:
- Geen ruimte om de afwezigen te vermelden.
- Ruimte voor het vermelden van de besluiten ontbreekt.
- Geen ruimte voor het vermelden van de opening en de sluiting.
Daarnaast is het gebruikte lettertype (Segoe Condensed) niet prettig, maar dat kan natuurlijk ook een persoonlijke smaak zijn.
Conclusie: deze sjabloon oogt niet prettig door het gebruikte lettertype en het overmatige gebruik van kleur. Met F11 kan niet door de velden worden gebladerd, zoals men wel zou verwachten. Ook de toepassing van de tabel is niet gebruikersvriendelijk.
Sjabloon: Notulen voor vergadering van organisatie (kort)
Deze sjabloon bevat slechts een minimaal opzetje voor het maken van notulen. De sjabloon bevat enkele tips voor wat de notulist zou kunnen noteren.
Prettig aan deze sjabloon is dat de tekst niet in een tabel staat. Helaas ontbreken in deze sjabloon veel essentiële zaken. Ook de gegeven indeling van agendapunten is ongewoon. Om deze sjabloon bruikbaar te maken moet er nogal wat tekst worden aangepast en worden weggehaald.
Conclusie: De tips zijn goed bedoeld, maar alleen iemand die echt nog nooit heeft genotuleerd heeft hier misschien iets aan. Wat lay-out en inhoud betreft is deze sjabloon geen hulp: het zelf maken van notulen op basis van een blanco document is waarschijnlijk nog meer effectief.
Sjabloon: Notulen van formele vergadering
Deze sjabloon lijkt het meest op notulen zoals deze gebruikelijk zijn in Nederland.
In de sjabloon wordt geen gebruik gemaakt van tabellen. De lay-out ziet er zakelijk uit. Opmaakprofielen worden goed toegepast, waardoor een consistente en verzorgde lay-out makkelijk te realiseren is. Helaas ontbreken er wel enkele gegevens in de kop van de notulen.
Conclusie: Flexibel sjabloon en daarom wellicht in veel situaties goed bruikbaar. Houd er wel rekening mee dat enige gevorderde kennis van Microsoft Word nodig is om deze sjabloon effectief te kunnen gebruiken!
Sjabloon: Notulen voor vergadering van organisatie (lang)
Deze sjabloon bevat al enkele tekstpassages die in veel gevallen kunnen blijven staan. Een overzichtelijk sjabloon die zakelijk overkomt.
Ook hier een indeling die na enkele aanpassingen bruikbaar is voor de Nederlandse situatie. Met F11 kunnen alle invulvelden worden doorlopen.
Helaas ook hier enkele tekortkomingen zoals het ontbreken van een ruimte voor de vermelding van afwezigen.
Conclusie: Ook deze sjabloon is na enkele aanpassingen veelal goed te gebruiken in veel verschillende situaties.
Samenvatting bevindingen
Het aanleveren van diverse sjablonen voor Word is een goede gedachte. Helaas zijn de zes beschikbare sjablonen slechts een vertaling van sjablonen uit het Engels. In het Engels zijn de gewoonten en gebruiken voor notulen nogal afwijkend van de gang van zaken in het Nederlands, waardoor de aangeboden sjablonen niet zondermeer toepasbaar zijn.
| Sjabloon | gebruik tabellen | werking velden | aanbeveling |
| Notulen van informele vergadering | |||
| Notulen (1) | |||
| Notulen (2) | |||
| Notulen voor vergadering van organisatie (kort) | |||
| Notulen van formele vergadering | |||
| Notulen voor vergadering van organisatie (lang) |
Drie van de aangeboden sjablonen zijn gebaseerd op tabellen, waardoor veel mensen moeilijk met deze sjablonen zullen kunnen werken.
Opvallend is dat het gebruik van velden in de aangeboden sjablonen regelmatig niet goed werkt, misschien wel omdat de sjablonen oorspronkelijk voor eerdere versies van Word zijn ontwikkeld.
Alleen de sjablonen 'Notulen van formele vergadering' en 'Notulen voor vergadering van organisatie (lang)' lijken in de praktijk bruikbaar. Wel zullen er telkens dezelfde aanpassingen moeten worden gemaakt voordat de sjabloon kan worden gebruikt.
De grootste tekortkoming van al de besproken Microsoft-sjablonen is dat ze binnen Word niet beschikbaar zijn als bestand, maar alleen als download. Hierdoor kunnen de sjablonen niet worden aangepast (bijvoorbeeld lettertype aanpassen of eigen logo toevoegen).
De meeste notulisten zijn daarom aangewezen op het zélf maken van een sjabloon voor het maken van notulen.
Alternatief voor notuleersjabloon
In de praktijk werken maar betrekkelijk weinig notulisten met een notuleersjabloon.
De meest gebruikte methode is om het verslag van de vorige vergadering te 'hergebruiken'.
- Maak een kopie van de vorige notulen (opslaan met een nieuwe bestandsnaam).
- Schoon het document op: verwijder de tekst die niet kan blijven staan.
- Laat de gebruikelijke standaardzinnen staan: je hoeft ze dan niet nogmaals te typen!
- Vergeet niet om in het document de datum aan te passen (eventueel ook in de voettekst!).
Gebruik dit document om je verslag verder uit te werken.