Een ervaren notulist zal bij het opstellen van notulen bij elk agendapunt een bepaalde structuur aanbrengen.
Deze structuur kan worden weergegeven in het schrijfkader dat bij het agendapunt hoort.
Of anders gezegd: een schrijfkader zorgt ervoor dat elk agendapunt
een logische opbouw heeft en dat je alle essentiële informatie in de notulen opneemt.
Een schrijfkader geeft aan welke informatie in je notulen komt, in welke volgorde en wat het onderlinge verband hiertussen is. Een schrijfkader bestaat vaak uit de eerste paar woorden van de kernzinnen uit het agendapunt.
(naam agendapunt)
De voorstellen (…) en (…) worden besproken.
De belangrijkste argumenten voor het eerste voorstel zijn … en … .
Anderzijds …
Na zorgvuldige afweging van … wordt besloten om ….
De volgende actiepunten worden afgesproken: …
Bij het opstellen van de notulen gebruik je het schrijfkader als basis voor de tekst van elk agendapunt. Je neemt het schrijfkader over in je verslag en vult de lege plaatsen in. Voor beknopte notulen beperk je jezelf tot de essentie, terwijl je voor uitgebreide notulen nog aanvullende informatie kunt weergeven (zoals meer toelichting, achtergronden etc).
Voor elk agendapunt kies je een geschikt schrijfkader. Zijn er 8 agendapunten, dan gebruik je meestal ook evenveel schrijfkaders.
Voor alle vaste agendapunten zijn er vaste schrijfkaders, dus die keuze is eenvoudig. Voor de variabele agendapunten is het noodzakelijk dat je het verloop van de agendapunten tijdens de vergadering goed analyseert. Hieruit kun je afleiden welk schrijfkader je moet toepassen. Er zijn veel verschillende mogelijkheden voor schrijfkaders: een beperkt aantal komt zeer vaak voor, terwijl andere weer nauwelijks zullen voorkomen.
Een ervaren notulist herkent al snel welk schrijfkader gebruikt kan worden, doorgaans al tijdens de vergadering! Een ervaren notulist zal dan al tijdens de vergadering het schrijfkader in gedachte houden en de aantekeningen zodanig structureren dat deze snel in het schrijfkader kunnen worden geplaatst.
Leer in korte tijd de basisbeginselen van het notuleren
Nu beschikbaar: cursus Notuleren Basis als zelfstudie! Direct starten en leren in je eigen tempo.
Nu de complete cursus voor € 199,- excl btw.
Met schrijfkaders kun je veel efficiënter je notulen opstellen. Je hebt hiervoor een laptop of een iPad nodig. Voor de vergadering analyseer je de vergaderagenda en bij elk agendapunt kies je al het te gebruiken schrijfkader. Je moet wel over flink wat ervaring beschikken om steeds het juiste schrijfkader te kiezen. Eventueel kun je ook in een korte voorbespreking met de voorzitter nog meer duidelijkheid krijgen.
De juiste werkwijze is dat je vooraf al bij elk agendapunt het juiste schrijfkader in je document zet. Zo hoef je tijdens de vergadering alleen nog de lege plaatsen aan te vullen en kun je drastisch tijd besparen bij het uitwerken van je notulen!
In de cursus Cursus Notuleren Gevorderd komt ook het werken met schrijfkaders aan de orde.
Informatie: Cursus Notuleren Gevorderd