Bepaal het lezerspubliek
Het schrijven van notulen is altijd gericht op een bepaald lezerspubliek. Voor verschillende vergaderingen is er een verschillend lezerspubliek.
Wanneer je nadenkt over je lezerspubliek, ga dan uit van een aantal concentrische cirkels (zoals in de afbeelding).
- In het midden (1) staan de deelnemers aan de vergadering (de aanwezigen).
- De kring daaromheen (2) zijn de afwezigen, de mensen die eigenlijk aanwezig moesten zijn maar verhinderd waren (ziek, vakantie etc.).
- Een volgende kring (3) wordt gevormd door mensen binnen de eigen organisatie die niet bij de vergaderingen hoeven te zijn, maar wel moeten (kunnen) weten wat er is besproken.
- Daaromheen vinden we de mensen van buiten de eigen organisatie die betrokken zijn bij de inhoud van de vergadering (4).
De kringen kunnen naar believen worden uitgebreid. De meest uitgebreide kring staat voor 'alle mensen'; de notulen worden dan bijvoorbeeld gepubliceerd op internet en zijn openbaar toegankelijk.