De voorzitter

Vergadering voorzitten

Het lijkt zo eenvoudig: De vergadering op tijd laten beginnen. Dan de orde bewaren, iedereen aan het woord laten komen die iets wil zeggen en ervoor zorgen dat er niet teveel door elkaar wordt gepraat. En natuurlijk goed op de tijd letten, zodat de vergadering niet teveel uitloopt.

Hoewel de meeste voorzitters al veel moeite hebben met deze taken (... welke vergadering loopt er niet uit...? ), staat de belangrijkste taak van de voorzitter hier nog niet bij!

Belangrijkste taak van de voorzitter

Elk agendapunt heeft een specifieke procesmatige doelstelling. De belangrijkste taak van de voorzitter is om deze doelstelling van elk afzonderlijk agendapunt te realiseren.

Agendapunten afronden

Bijzondere aandacht is nodig voor een juiste afronding van het agendapunt. Enkele praktische tips.

• Plan al voor het begin(!) van de vergadering hoe je elk agendapunt gaat afronden.
• Maak tijdens je introductie van elk nieuw agendapunt duidelijk naar welk resultaat wordt toegewerkt.
• Formuleer aan het einde van elk agendapunt een heldere conclusie.
• Herhaal dan ook alle besluiten die bij dit agendapunt zijn genomen. Gebruik hierbij bewust woorden als 'besluit', 'afspraak', 'akkoord'.
• Geef ook een overzicht van de actiepunten bij elk agendapunt. Gebruik heel bewust een handelend werkwoord bij elk actiepunt, zoals 'schrijven', 'sturen', 'navragen' etc. Benoem natuurlijk ook steeds de actiehouder en de termijn.

Op de tijd letten: hoe?

De voorzitter moet op verschillende momenten 'op de tijd letten': aan het begin van de vergadering, tijdens de vergadering en aan het einde van de vergadering. Hoe zorg je ervoor dat alles goed verloopt?

Zo moet dat:

- op tijd beginnen

Wees een strenge voorzitter en bespreek eens expliciet de vergaderregels, inclusief het op tijd beginnen. Geef in het vervolg de laatkomer(s) een donderpreek. Na een paar vergaderingen durft niemand meer te laat te komen! Bijkomend voordeel: de vergaderingen worden minder gezellig en verlopen meer zakelijk. (En wat is hierop tegen..?)

- agendapunten afronden

Noteer op de agenda bij elk agendapunt de beschikbare tijd. Laat de deelnemers aan het begin van de vergadering instemmen met de vergaderagenda. Zo worden zij mede verantwoordelijk voor het realiseren van de vergaderagenda.
Begin tijdens de vergadering bij elk variabel agendapunt altijd op tijd met de afronding hiervan. Bedenk al voor de vergadering op welke manier je elk agendapunt zult afronden! Formuleer duidelijke conclusies, benoem besluiten en herhaal de afgesproken actiepunten.

- op tijd eindigen

Is de vergadering op tijd begonnen, en is elk agendapunt binnen de geplande tijd afgerond? Dan kan het nog steeds mis gaan, er zijn nog een paar spelbrekers over! Dit zijn de agendapunten Wvttk en Rondvraag.
Vraag jezelf eens af hoe noodzakelijk Wvttk en de Rondvraag zijn! Gebruik deze agendapunten alleen als ze echt nodig zijn, en niet uit gewoonte!

Meer leren

Meer over de voorzitter komt in de Cursus Notuleren Basis aan de orde.