Een informatiepiramide
Een informatiepiramide maakt de inhoud van een discussie aanschouwelijk. Omdat je structuur aanbrengt in de wirwar van informatie kun je bij het notuleren de belangrijke elementen herkennen en de overbodige informatie weglaten.
Begrijpen
Let op: om met de informatiepiramide te werken moet je het concept van de informatiepiramide eerst goed begrijpen. Misschien duurt dat even, maar als je het concept eenmaal goed begrijpt kun je de informatiepiramide toepassen op alle vergaderingen en agendapunten die je notuleert!
Zo werkt het
Tijdens de bespreking van een agendapunt wordt er van alles gezegd door de deelnemers. Notuleren is de kunst om een goed bruikbare samenvatting te maken.
De eerste stap is dat je goed beseft dat er tijdens elk agendapunt verschillende soorten informatie te horen is. Alles wat de deelnemers zeggen speelt een bepaalde rol en heeft dus een bepaalde functie.
De functie snel herkennen
Een makkelijke manier om de rol of functie van elke zin te ontdekken is om tijdens een agendapunt bij elke zin jezelf de vraag te stellen: "Wat gebeurt er nu?". Je vindt dan antwoorden als:
- Nu wordt een vraag gesteld.
- Nu doet iemand een voorstel.
- Nu formuleert de voorzitter een conclusie.
- Nu wordt er een besluit genomen.
In de Info-mail bij deze webpagina lees je hoe je hieruit de achterliggende structuur van het agendapunt afleidt.
De tweede stap is dat je een rangschikking maakt van alle informatie. Om het wat visueler en meer inzichtelijk te maken gebruiken we de vorm van een piramide. Een piramide is opgebouwd uit verschillende lagen, dus de informatiepiramide is opgebouwd uit een aantal informatielagen.
Alle agendapunten hebben een bepaalde structuur. Het is belangrijk om in een vergadering van elk agendapunt de achterliggende structuur te kennen. Je maakt daarvoor een keuze uit ongeveer zes verschillende mogelijkheden die het meest voorkomen.
De structuur snel herkennen
De structuur van elk agendapunt kun je in de meeste gevallen al voor het begin van de vergadering vinden door een analyse van de vergaderagenda.
In de Info-mail bij deze webpagina lees je hoe je dat moet doen.
De derde stap is het invullen van de informatiepiramide. Elk stukje informatie plaats je (in elk geval in gedachten) in de juiste informatielaag van de piramide. De juiste laag wordt steeds bepaald door de functie van de informatie.
Een voorbeeld van de informatiepiramide die hoort bij een besluitvormend agendapunt:
De belangrijkste laag is het topje van de piramide. Daarin staat het allerbelangrijkste van dit agendapunt: de besluiten en de actiepunten.
De laag daaronder bevat de aangenomen voorstellen met eventueel de achterliggende argumentatie.
Een laag daaronder vinden we de voorstellen die niet zijn aangenomen. De laag kan worden uitgebreid met de argumenten voor deze niet-aangenomen voorstellen, maar ook met de argumenten voor het niet-aannemen van deze voorstellen.
Een volgende laag bevat informatie die niet direct met de besluitvorming heeft te maken, maar wel relevant is voor de vergadering.
De onderste laag bevat alle overige informatie, bijvoorbeeld wanneer de deelnemers van het onderwerp afdwalen, anekdotes vertellen etc.
