Een vergadering is een gesprek. Hierbij reageren mensen voortdurend op elkaar: er is sprake van interactie. Interactie is bijvoorbeeld duidelijk te herkennen bij het beantwoorden van een vraag: het antwoord is de reactie op de gestelde vraag. Maar ook bij een discussie is voortdurend interactie: steeds reageert men op wat de ander zojuist heeft gezegd.
Bij een vergadering is er dus voortdurend sprake van interactie. De juiste weergave van interactie in notulen is afhankelijk van de verslagvorm die je toepast!
De interactie wordt volledig weergegeven.
De notulist noteert namelijk alles wat er wordt gezegd.
(Voorbeeld uit een woordelijk verslag: interactie wordt
weergegeven)
Hensson: We gaan een nieuwe PR-campagne starten. Het kan zo niet doorgaan. Het ledenaantal loopt nog steeds terug.
Van Prinsen: Is de campagne gericht op een algemene imagoverbetering van de vereniging of rechtstreeks gericht op het werven van nieuwe leden? Misschien is dit wel het meest effectief.
Hensson: Nee, we moeten ons eerst richten op een algemene imagoverbetering. Die nieuwe leden komen daarna vanzelf wel.
De interactie wordt geheel niet weergegeven.
De notulist maakt een thematische samenvatting van het besproken onderwerp.
(Voorbeeld uit een verslag op onderwerp: interactie wordt
niet weergegeven)
De vereniging zal een nieuwe PR-campagne starten, gericht op een algemene imagoverbetering. De campagne zal op termijn ook een positief effect op het ledenaantal hebben.
De interactie wordt geheel niet of maar in zeer beperkte mate weergegeven, namelijk slechts voor zover het nodig is om de standpunten van elke deelnemer goed weer te geven.
(Voorbeeld uit een verslag op spreker: interactie wordt niet
weergegeven)
Om het ledenaantal te verbeteren kondigt de heer Hensson de start van een nieuwe PR-campagne
aan. De campagne zal gericht zijn op een algemene imagoverbetering van de
vereniging.
Volgens mevrouw Van Prinsen is een campagne die
zich rechtstreeks richt op ledenwerving wellicht effectiever.
Leer in korte tijd de basisbeginselen van het notuleren
Nu beschikbaar: cursus Notuleren Basis als zelfstudie! Direct starten en leren in je eigen tempo.
Nu de complete cursus voor € 199,- excl btw.
Veel beginnende notulisten vinden het moeilijk om in een verslag op onderwerp een goede samenvatting te maken.
Daarvoor in de plaats volgen zij in de notulen het verloop van de vergadering nauwgezet. In de notulen is er dan een aaneenschakeling van "De heer Jansen merkt op...", "Mevrouw Pietersen vindt..." en "De heer De Vries antwoordt dat...". De interactie wordt daarbij heel expliciet in de notulen weergegeven.
Een uitgebreide weergave van interactie tussen deelnemers duidt meestal op een te simpele aanpak van de notulist: de notulist was niet in staat om het besproken onderwerp goed samen te vatten.
De notulist kon waarschijnlijk de
essentie niet herkennen, en heeft deze in elk geval niet als zodanig weergegeven
in de notulen.
Daarvoor in de plaats heeft zij de bijdragen van de deelnemers in een min of
meer chronologische volgorde weergegeven. Een duidelijk onderscheid tussen
hoofdzaken en bijzaken is niet gemaakt.
Een eenvoudige indicator van de kwaliteit van notulen is de mate waarin de interactie tussen deelnemers wordt weergegeven. Alleen bij zeer uitgebreide verslagsoorten (zoals bij een woordelijk verslag of een zeer uitgebreid verslag op spreker) is de interactie expliciet zichtbaar.
Bij kernachtige, samenvattende verslagen wordt de interactie tussen de deelnemers zo weinig mogelijk in de notulen weergegeven. Op deze manier laat de notulist zien wat de essentie is van de besproken onderwerpen en brengt een duidelijk verschil aan tussen hoofd- en bijzaken.
In de Cursus Notuleren Gevorderd leer je hoe je de essentie goed herkent en goed weergeeft in de notulen.