Het zal niemand verbazen: ook bij het notuleren wordt AI volop toegepast. De verslaglegging is met AI veel efficiënter en nauwkeuriger geworden.
Het notuleren was tot voor kort vooral een handmatige en tijdrovende taak. Iemand maakt tijdens de vergadering notities en verwerkt dit na afloop van de vergadering tot notulen.
Door het toepassen van AI wordt het proces van notuleren grotendeels geautomatiseerd en aanzienlijk vereenvoudigd. Belangrijke vragen zijn:
Bij het notuleren kan AI op veel verschillende manieren ingezet worden. Vaak is er sprake van een combinatie van deze functies.
Bij AI-notuleren wordt vaak uitgegaan van een geluidsopname van de vergadering, bijvoorbeeld een mp3-bestand. Deze opname wordt geautomatiseerd in tekst omgezet, bijvoorbeeld door de transcriptiefunctie van Microsoft 365 Word of door een andere spraakherkenningssoftware of online dienst. Hierbij wordt natuurlijke taalverwerking (NLP) toegepast om ook de context en betekenis te kunnen begrijpen. AI wordt hierbij ook gebruikt om de verschillende sprekers te onderscheiden.
De zo gemaakte transcriptie vormt het uitgangspunt voor het genereren van de notulen. Hiervoor zijn verschillende AI-tools beschikbaar, waarvan ChatGPT waarschijnlijk het meest bekend en toegankelijk is.
Om te starten met AI-notuleren is maar weinig nodig. De gratis versie van ChatGPT is uitstekend om mee te beginnen en ook voor het maken van een transcriptie van een geluidsopname zijn diverse kostenloze mogelijkheden.
Voor het AI-notuleren is wel enige kennis van zaken nodig. Het is echt niet nodig om bepaalde ICT-kennis of programmeerervaring te hebben! Met de praktische cursus Notuleren met ChatGPT maakt elke secretaresse binnen een uur de eerste versie van AI-notulen!
Het spreekt voor zich dat enige kennis van vergaderen en van notuleren noodzakelijk is om kwalitatief goede AI-notulen te maken.
Alle organisaties (groot en klein) kunnen AI gebruiken voor het notuleren. De technische voorwaarden zijn relatief eenvoudig: een stabiele internetverbinding en een apparaat dat audio kan opnemen. Vaak volstaat zelfs een smartphone hiervoor.
ChatGPT kan 'out of the box' al redelijke notulen maken. Maar het is raadzaam om de AI verder te trainen (met vorige notulen, vergaderstukken, agenda's etc.). Zo verbetert de nauwkeurigheid van de notulen flink. Met de juiste training leer je ChatGPT om bijvoorbeeld in jouw eigen specifieke schrijfstijl te schrijven!
Notulen moeten uiteraard correct en betrouwbaar zijn. De door AI gemaakte notulen moet je beschouwen als een concept. Dat betekent dat je als notulist de taak hebt om dit concept te beoordelen en waar nodig ook aan te passen.
De kwaliteit van de geluidsopname is uiterst belangrijk. Zorg dat er geen storende bijgeluiden op de opname zijn. En dat de deelnemers niet tegelijk praten!
AI-notulen worden meer accuraat door meer achtergrondinformatie aan te leveren, zoals een deelnemerslijst, de vergaderagenda, vergaderstukken, voorbeeldnotulen etcetera. De kwaliteit verbetert ook sterk wanneer de notulist niet alleen een transcriptie van de vergadering geeft, maar ook de eigen notities die de notulist tijdens de vergadering heeft gemaakt. Het is zelfs mogelijk om alleen van de ruwe aantekeningen van de notulist goede AI-notulen te maken!
Toch kan het altijd alsnog nodig zijn dat de notulist fouten corrigeert of nuances aan moet brengen. Vooral bij complexe discussies met vakspecifieke terminologie.
Op juridisch vlak zijn er geen obstakels voor AI-notulen, zolang eventuele eigen bepalingen van de organisatie worden nagekomen.
Zo is voor het opnemen van een vergadering meestal toestemming nodig van de voorzitter/deelnemers. En de organisatie mag natuurlijk geen verbod hebben op het gebruik van AI-software zoals Microsoft 365 of ChatGPT.
Daarnaast is het zo dat notulen past rechtsgeldig worden nadat deze door de deelnemers (in een volgende vergadering) zijn goedgekeurd en zijn vastgesteld. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers altijd het laatste woord over de inhoud van de notulen hebben.
Eenmaal vastgestelde notulen hebben altijd dezelfde juridische rechtsgeldigheid, ongeacht of AI als hulpmiddel is gebruikt voor het maken van de notulen, of juist niet!
Stap nu in de toekomst van notuleren met AI! Met de cursus 'Notuleren met ChatGPT' ben je goed voorbereid om het maximale uit deze handige tool te halen en je notuleervaardigheden naar een hoger niveau te tillen.
Informatie over Notuleren met ChatGPT