De kop is het gedeelte van de notulen dat vóór het eerste agendapunt staat.
De functie van de kop van de notulen is om op een eenduidige manier aan te geven welke notulen de lezer voor zich heeft.
Een voorbeeld:
Datum: 16 december 2015
Locatie: Holiday Inn, Amsterdam
Aanwezig:
L. van Moorsel (voorzitter)
P. van den Hoogenberg
B. de Roover
A. van der Zande
I. den Decker (notulen)
Afwezig:
I. Doesburg (mk)
S. Hamster (mk)
I. Koetsier (zk)
1. Opening en vaststelling agenda
De voorzitter opent de vergadering om 10.00 uur en heet de
aanwezigen welkom.
(...)
In de kop van de notulen staan de volgende feitelijkheden aangegeven:
Vermeld van welke vergadering je de notulen maakt, bijvoorbeeld 'Directievergadering Van Doorn BV'. Ook een meer beschrijvende vermelding is mogelijk zoals: 'Notulen van de 34e Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) van De Fabriek N.V.'
Wanneer de naam van de organisatie in de vormgeving is opgenomen (in het sjabloon of wanneer de notulen op briefpapier worden afgedrukt), dan kun je de naam van de organisatie eventueel weglaten.
Geef aan op welke datum de vergadering heeft plaatsgevonden.
Geef aan waar de vergadering is gehouden. Vermeld minimaal de plaatsnaam. De gewoonte is om ook de locatie aan te geven (naam van vergaderlocatie, zaalnummer etc.).
De vermelding van de aanwezigen is erg belangrijk. Zo moet direct duidelijk zijn of de vergadering aan een eventueel benodigd quorum voldoet.
De namen worden bij voorkeur vermeld met voorletter(s) plus de achternaam, zoals: 'H. van Dam'. Ook bij minder formele vergaderingen schrijf je de voornamen niet voluit en kort je ook de achternamen niet af!
Ook voor de volgorde zijn er regels. begin altijd met de voorzitter en geef
tussen haakjes aan dat hij/zij de voorzitter is. Heeft de vergadering een
secretaris en/of penningmeester? Vermeld deze dan direct na de voorzitter met de
functieaanduiding tussen haakjes.
Nu volgen de overige aanwezigen. Geef deze alfabetisch gesorteerd op achternaam
weer. Sluit tenslotte af met je eigen naam en zet tussen haakjes: 'notulist'.
Ook de afwezigen worden alfabetisch op achternaam gerangschikt. Vermeld bij iedereen of zij een bericht van verhindering hebben gegeven. Zet 'mk' (= met kennisgeving) of 'zk' (= zonder kennisgeving) achter elke naam van de afwezigen.
Let op: je vermeldt hier dus nooit de reden waarom iemand niet aanwezig is, ook al zou je deze reden weten! Eventueel kun je dit wel vermelden bij het agendapunt Mededelingen.
Houd bij de vormgeving van de notulen ook rekening met de huisstijl van de organisatie. Veel organisaties hebben een vast sjabloon of stramien voor notulen, waarbij allerlei onderdelen van de kop op een vaste plaats moeten worden ingevuld. Ook kunnen er dan extra gegevens worden aangegeven, zoals velden voor 'tijd', 'kopie aan', 'documentnummer', 'referentie' etc.
Zijn er externe deelnemers bij de vergadering (mensen van buiten de eigen organisatie)? Vermeld dan (bij de aanwezigen) welke organisatie elke deelnemer vertegenwoordigt.
Bij vergaderingen met veel deelnemers is het vaak erg bewerkelijk (of zelfs onmogelijk) om alle aanwezigen te noemen. Wanneer de deelnemers een aparte deelnemerslijst hebben getekend, dan kun je hier gebruik van maken. Bij de aanwezigen verwijs je naar de getekende presentielijst die je als bijlage bij de notulen voegt. Voorbeeld:
Aanwezig:
K. Rigter (voorzitter)
W.D. Zuiderwijk (secretaris)
A. den Koningh (penningmeester)
- 47 leden conform presentielijst (zie bijlage)
Het is eenvoudig om te onthouden!
Het notuleren van de Opening komt ook aan de orde in de Cursus Notuleren Basis.
Informatie: Cursus Notuleren Basis