Projectverslag - Zuyd Hogeschool

Zuyd Hogeschool: Notuleren

Wat: Notuleren - maatwerk, incompany
Wanneer: aug. 2013
Deelnemers: teamleden secretariaat bedrijfsbureau
Waar: Zuyd Hogeschool, Heerlen
Doel: Realiseren van uniformiteit in de werkwijze en eenduidigheid in de verslaglegging.

Dennis van de Bergh is teamleider bedrijfsbureau bij Zuyd Hogeschool te Heerlen.

In augustus 2013 gaf hij de opdracht om een maatwerkcursus notuleren voor de medewerkers van zijn team te organiseren. Van de Bergh: "De dag moet een combinatie zijn van theorie en praktijk met een focus op eenduidigheid in de werkwijze die we moeten gaan hanteren in de toekomst. Het niveau binnen de groep verschilt nogal, en daarop moet goed worden ingespeeld."

Voorafgaand aan de cursusdag inventariseerde docent Hans Kalmijn de huidige manier van notuleren bij de secretariaatsmedewerkers. "Zelden heb ik bij een organisatie zo'n grote verschillen gezien in de notulen van verschillende secretariaatsmedewerkers. Het opstellen van een goed plan was essentieel om alle medewerkers op hetzelfde niveau te brengen en om binnen het team consensus te bereiken over een uniforme aanpak van het notuleren" vertelt Hans.

Resultaten

De opzet van de trainingsdag was geslaagd. Natuurlijk was er ook de gebruikelijke instructie die bij een notuleercursus hoort, en het oefenen aan de hand van trainingsmateriaal.

Maar de teamleden maakten met elkaar ook expliciete afspraken, bijvoorbeeld over de te hanteren verslagvorm. En afspraken over de tekstuele opbouw van elk afzonderlijk agendapunt, waarbij elke alinea in een agendapunt een bepaalde functie heeft en bepaalde informatie bevat.

"Als de cursisten zich aan de afspraken houden, dan worden hun notulen wat betreft inhoud én vorm onderling goed vergelijkbaar" verwacht Hans.

Om de continuïteit te waarborgen stelde zich een van de teamleden beschikbaar als centraal aanspreekpunt met betrekking tot de uniformiteit bij het notuleren. Zij nam ook de voortrekkersrol op zich om tot een vernieuwd notuleersjabloon te komen, zodat ook de lay-out van notulen in de toekomst door alle secretariaatsmedewerkers op dezelfde manier kan worden toegepast.

Dennis van de Bergh: "Ik heb goede reacties ontvangen van de medewerkers die de maatwerkcursus hebben gevolgd. Bedankt voor de organisatie hiervan!"

Over Zuyd Hogeschool

Zuyd Hogeschool verzorgt bachelor-, masteropleidingen en cursussen voor studenten en professionals. Zuyd Hogeschool heeft vestigingen in Heerlen, Maastricht en Sittard.

 

Offerte

Misschien overweegt u ook een maatwerkopleiding voor medewerkers van uw organisatie.

Wij adviseren u graag over de mogelijkheden, de benodigde investering maar ook over de resultaten die u mag verwachten!

Offerte aanvragen